Gebruikersinstructie TriFact365

Brust.nl heeft de keuze gemaakt om scan & herkensoftware van TriFact365 aan te schaffen. Scan & herkensoftware zorgt voor een tijdsbesparing in de factuurverwerking en daarnaast voor een sneller en beter inzicht in administraties. Doordat alle facturen digitaal opgeslagen worden, gaat Brust.nl ook over op een digitaal archief.

Scan & herken zorgt echter wel voor enkele veranderingen in de bedrijfsvoering en kan ook impact hebben op de manier hoe u op dit moment uw facturen aanlevert.

Als u op dit moment de administratie via de map aanlevert, dan maakt de instructie in principe niet veel uit. Wanneer u uw administratie altijd bij de hand wilt houden en niet meer langs kantoor wilt komen voor de aflevering van uw administratie, dan kan deze handleiding ook voor u zeer interessant zijn.

Het scan & herkensoftwarepakket heet TriFact365 en u kunt op twee verschillende manieren uw inkoop- en verkoopfacturen aanleveren aan Brust.nl:
  1. Aanlevering facturen via mail;
  2. Zelf aan de slag met TriFact365.
Een belangrijke voorwaarde voor het aanleveren van bestanden is dat u in bezit bent van een scanapparaat zodat u uw documenten kunt aanleveren in PDF-formaat. Wanneer dit (nog) niet het geval is, dan wordt verzocht om uw facturen bij Brust.nl aan te leveren zodat Brust.nl dit voor u kan doen.


1 Aanlevering facturen via mail

Op dit moment levert u een map aan of stuurt u uw facturen op naar het algemene mailadres van Brust.nl.
Als u uw facturen per mail wilt aanleveren, dan krijgt u hiervoor een eigen mailadres zodat onze software weet dat het uw facturen betreffen en zo ook in uw archief kan plaatsen. Dit unieke mailadres ontvangt uw van Brust.nl.
Aan de ontvangst van facturen via de mail hangen een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden:
  • Er moeten 2 verschillende mails verstuurd worden: Inkoopfacturen en verkoopfacturen moeten in twee verschillende mails verzonden worden;
  • De documenten moeten in PDF-formaat verstuurd worden.
  • De grootte van de mail mag maximaal 10 mb zijn. Bij een mail groter dan 10 mb, wordt verzocht om deze te splitsen en in twee verschillende mails aan te leveren;
  • Het onderwerp van de verstuurde mail moet met 1 van onderstaande onderwerpen beginnen:
             - Inkoop: voor inkoopfacturen waarbij elk bestand 1 factuur bevat;
             - Bulkinkoop: Voor inkoopfacturen waar in 1 bestand meerdere facturen inzitten;
             - Verkoop: voor verkoopfacturen waarbij elk bestand 1 factuur bevat;
             - Bulkverkoop: voor verkoopfacturen waar in 1 bestand meerdere facturen inzitten.



2. Zelf aan de slag met TriFact365

Er is ook een optie waar u uw bonnetjes, inkoop- en verkoopfacturen zelf kan uploaden door middel van een mobiele app en het TriFact365-portal.

Nadat u een bonnetje hebt ontvangen van bijvoorbeeld een supermarktinkoop, kunt u hier een foto van maken en deze foto direct uploaden. Dit zorgt voor een hogere kwaliteit van de bonnetjes, een digitale opslag en een verkleind risico op het kwijtraken van bonnetjes.

Deze optie kan in overleg met Brust.nl uitgevoerd worden. Brust.nl kan u vervolgens rechten geven zodat u al uw bonnetjes zelf kan uploaden door middel van de mobiele app van TriFact365. Daarnaast is het ook mogelijk om uw in- en verkoopfacturen via het TriFact365-portal te uploaden. 

Om dit te realiseren moet u eerst een account aanmaken voor TriFact365. Dit kan op de volgende manier:

  1. Vraag aan Brust.nl of ze een nieuwe gebruiker aan kunnen maken. Geef hierbij ook een geldig e-mailadres en een gebruikersnaam (bijv. voor + achternaam of bedrijfsnaam);
  2. Wanneer Brust.nl de gebruiker heeft toegevoegd, ontvangt u een bevestiging in uw eigen mailbox waarna het account geactiveerd kan worden. In de bevestigingsmail ontvangt u een activatielink en een wachtwoord voor uw account;
  3. Na activatie kunt u bij de eerste keer inloggen uw wachtwoord aanpassen;
  4. U heeft nu toegang tot het TriFact365-portal en kunt met dezelfde inloggegevens inloggen bij de mobiele app van TriFact365.


Bonnetjes uploaden naar TriFact365

Om zelf bonnetjes te kunnen uploaden naar TriFact365 kunt u de mobiele app downloaden genaamd ‘TriFact365’. Wanneer u deze downloadt en de rechten van Brust.nl ontvangen heeft kan de app gebruikt worden voor het uploaden van bonnetjes. Het proces van het uploaden verloopt als volgt:



In- en verkoopfacturen uploaden via TriFact365-portal

Wanneer de rechten ‘toevoegen’ heeft gekregen, kunt u ook zelf uw inkoop- en verkoopfacturen uploaden via TriFact365. Dit kan op deze manier:

  1. Ga naar www.trifact365.nl;
  2. Log in op TriFact365;
  3. Ga naar het kopje ‘Upload’;
  4. Selecteer u eigen administratie;
  5. Kies ‘inkoopfactuur’ of ‘verkoopfactuur’;
  6. Kies ‘enkel boekingsstuk per pdf’ of ‘meerdere boekingsstukken per pdf’.

Enkel boekingsstuk houdt in: 1 factuur per bestand
Meerdere boeking stuken houdt in: Meerdere facturen per bestand

Brust.nl
Uw accountants & Adviseurs


Emmen
Minister Kanstraat 54
T: 0591 - 23 88 00

Assen
Beilerstraat 24
T: 0592 - 76 34 04

Veendam
Beneden Westerdiep 7-9
T: 0598 - 70 30 30

Postbus 52
9640 AB Veendam

E-mail:  info@brust.nl
Kvk-nr:  65137078
 
Becon:   665435
Btw-nr:   855994757.B01




Frauderisicofactoren voor openbaar accountant: